案管理”、“文件管理”两个基本表的字段组合在一起实现的。在“卷内文件”文件夹下,可以打印任意方式的全引目录,可以“档案管理”、“文件管理”的任意字段进行查询以得到不同的统计结果;
当选定子目录时,列表区以图形方式显示出该子目录的所有下级目录;
组合表下,可以使用“查询”功能形成下级无限分类检索夹,但不能新增记录,更不能新建子目录;
检索夹:由“查询”功能形成,它可反应各种文件的分类体系结构。例如,系统默认结构中的“党群工作、行政管理”文件夹。利用查询功能,可以在任意子表或检索表下形成无限多级的下级检索夹。
鼠标左键操作
光标:光标是固定的,可在光标处录入、编辑或做其他操作;
单击:快速地按下并释放鼠标器按钮,例如,点击一个菜单命令;
双击:连续两次快速地按下并释放鼠标按钮,如,双击鼠标可打开一条记录;
拖拽:按住鼠标器按钮不放并移动鼠标器,使鼠标指针到达位置时再放开,如将Word电子原文直接拖放进入数据库的操作;
单选:选定一条记录的操作,快速地按下并释放鼠标器左按钮;
连续选取:选定连续的多条记录,鼠标配合Shift键实现。先单击欲选定列表区记录中的条记录,然后按住Shift键,再单击欲选定列表区记录中的后一条记录,待选择完成后,同时放开鼠标、键盘即可;
间断选取:选定不连续的多条记录,鼠标配合Ctrl键实现。先单击欲选定列表区记录中的任意一条记录,然后按住Ctrl键,再单击欲逐个选定列表区记录中的其它记录,待选择完成后,同时放开鼠标、键盘即可。
目录树右键操作:鼠标左键单击目录树上欲操作的目录夹,然后单击鼠标右键;或者直接用鼠标右键单击欲操作的目录夹亦可;
列表区右键操作:鼠标左键单击列表区内欲选定的文件记录,然后单击鼠标右键;或者直接用鼠标右键单击欲选定的文件记录亦可;
登记表单右键操作:在登记表单内,将鼠标指针移动到任意字段名称上方,再单击鼠标右键,登记表单右键快捷命令即可出现。
档案管理
于对“案卷目录”及其子数据库中的记录进行已归档文件的排序、案卷排序、档案转存、档案移交等管理。该菜单中的命令只对案卷级目录有效,当选定“案卷目录”及其子数据库时,该菜单命令才会感应出现。
借阅登记:用于档案电子借阅与实体借阅的记录。
档案借阅归还:用于档案电子借阅与实体借阅的记录的归还。
案卷排序:用于对相同“目录号”中的所有案卷进行“案卷顺序号”的重新排序。例如,文书档案“1-17”号目录中有1至100个案卷,需要将第20号案卷重新排为第10号案卷时,即可用此操作。
卷内文件排序:用于对选定案卷目录内的卷内文件进行“卷内顺序号”排序。
归档文件排序:用于对选定档案盒内的归档文件进行“件号”排序。
编制室件号:部门级。该功能即对室件号、也对馆件号进行排序。
编制馆件号:档案馆(室)级。该功能仅对“馆件号”进行排序。
档案移交:用于专职档案员对已接收案卷的权限控制操作。网络版用户可使用此功能,适用于:各部门向档案室移交档案。操作方法:选定欲移交的案卷目录,选择“档案移交”命令即可。使用过该命令的案卷目录,没有“专职档案员”权限的用户,无权限再修改此案卷,并对此案卷的所有卷内文件也没有修改权限。
案卷转存:于将选定案卷及其卷内文件同时另存到目标存储载体,并形成一个数据文件包。便于在本系统内进行数据交换。
案卷合并:于将目标载体中的案卷及其卷内文件数据合并到当前数据库中。(前提:目标载体中的数据是通过本系统中的“档案转存”命令形成的文件包)。
帮助
帮助:用于调阅在线帮助。
关于:用于查看本软件的版权信息。
工具栏
包括通用、工具栏工具条按钮两大部分。
通用工具栏
新增:用于为选定数据库增加新记录。
修改:用于打开选定记录。
删除记录:用于对选定记录进行删除操作。
原件:用于存放、显示选定记录的附属电子原文。
打开正文:用于打开选定记录的Word正文。
当选定记录有正文时,该按钮可用。
排序:用于规范选定数据表中的数据在列表区中的固定显示方式。例如,对文件级数据,可固定按文件日期的先后在列表显示。
查询:用于使用多个条件快速找到需要处理的一批文件。
查询:用于对选定数据表使用一个或者多个条件筛选记录。
组合查询:用于将一组具有主从关系的数据库组合起来,便于打印输出或者统计。例如,“全引目录”数据表便是“档案管理”数据表与“文件管理”数据表进行“组合查询”的结果。
打印:用于对选定记录或者选定数据表中的所有记录进行打印输出操作。
回收站:工具栏里的回收站功能,提供对记录的浏览、查询、删除、还原、批量还原、全部还原功能
刷新资料:用于刷新列表区记录。
状态栏
状态栏反映了选定文件夹的当前状态。如:条目总数,当前记录是第几条,当前日期,如果选定记录是文件则会反映选定文件的标题。
同时,可以直接翻看当前文件夹中记录的条、后一条。
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