CCD的优势在于，经它扫描的图像质量较高，具有一定的景深，能扫描凹凸不平的物体;温度系数较低，对于一般的工作，周围环境温度的变化可以忽略不计。CCD的缺点有:由于组成CCD的数千个光电三极管的距离很近(微米级)，在各光电三极管之间存在着明显的漏电现象，各感光单元的信号产生的干扰降低了扫描仪的实际清晰度;由于采用了反射镜、透镜，会产生图像色彩偏差和像差，需要用软件校正;由于CCD需要一套精密的光学系统，故扫描仪体积难以做得很小。
向本系统以外的利用者提供可视化数据，即将档案数据转换成国际交换标准XML文档
案卷转存/案卷合并的操作步骤在各类档案中都相同，下面以文书档案新标准2004年档案为例说明：
忽略该条记录：系统不还原该条案卷。保留当前数据库中的案卷及卷内文件内容不变化
不逐个提示：如果打勾，系统即不会一一提示每个有重复的案卷；如果不打勾，系统即会对每个有重复的案卷均进行提示。
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