案管理”、“文件管理”两个基本表的字段组合在一起实现的。在“卷内文件”文件夹下,可以打印任意方式的全引目录,可以“档案管理”、“文件管理”的任意字段进行查询以得到不同的统计结果;
当选定子目录时,列表区以图形方式显示出该子目录的所有下级目录;
组合表下,可以使用“查询”功能形成下级无限分类检索夹,但不能新增记录,更不能新建子目录;
检索夹:由“查询”功能形成,它可反应各种文件的分类体系结构。例如,系统默认结构中的“党群工作、行政管理”文件夹。利用查询功能,可以在任意子表或检索表下形成无限多级的下级检索夹。
鼠标左键操作
光标:光标是固定的,可在光标处录入、编辑或做其他操作;
单击:快速地按下并释放鼠标器按钮,例如,点击一个菜单命令;
双击:连续两次快速地按下并释放鼠标按钮,如,双击鼠标可打开一条记录;
拖拽:按住鼠标器按钮不放并移动鼠标器,使鼠标指针到达位置时再放开,如将Word电子原文直接拖放进入数据库的操作;
单选:选定一条记录的操作,快速地按下并释放鼠标器左按钮;
连续选取:选定连续的多条记录,鼠标配合Shift键实现。先单击欲选定列表区记录中的条记录,然后按住Shift键,再单击欲选定列表区记录中的后一条记录,待选择完成后,同时放开鼠标、键盘即可;
间断选取:选定不连续的多条记录,鼠标配合Ctrl键实现。先单击欲选定列表区记录中的任意一条记录,然后按住Ctrl键,再单击欲逐个选定列表区记录中的其它记录,待选择完成后,同时放开鼠标、键盘即可。
窗口操作
警告框:用于警告用户不可如此操作,设有“确认”按钮;
提示框:提示用户下面的功能是否要进行,设有“确认”、“取消”按钮或“是”、“否”按钮,用户可根据需要选择;
对话框:系统需要用户输入或回答而设置的窗口。输入或回答完毕后,单击“确认”或“取消”即可;
文本框:用于输入和编辑录入信息的一种矩形框。可以用键盘从光标定位处插入和删除信息;
列表框:可显示多个选项,用户可选择其中某一项或多项,列表框内容可通过滚动条进行翻阅;
下拉框:这是一种隐含显示列表内容的列表框。在它的矩形框,显示被选项。当单击其内容文本框时,系统自动弹出下拉的列表框及列表内容出现。
系统菜单用于对用户及其安全性的设置。
单击“系统”菜单,系统弹出如右图所示菜单命令选项:
权限设置:用于增加或者删除系统用户,以及设置该用户在本系统内的操作权限。例如,可以设置用户“AAA”进入本系统后,只有查看、查询文件目录的权限,而没有录入、修改数据的权限。
修改口令:为安全起见,当前用户可修改自己在本系统中的口令。单击“修改口令”命令,系统弹出“修改口令”窗口。在“旧口令”框中,输入由系统管理员分配的口令,在“新口令”及“重复新口令”框中随意输入自己认可的相同的口令,确认,新口令即生效。
同时,用户还可以为自己设置别名。在“别名”框中,输入自己喜欢的别名代码即可。输入别名,确定时,系统会自动校验已有的别名,如果别名有重复,系统会自动提示。如右图:
重新进入:用于不退出系统直接以别的用户的身份进入系统。
退出系统:用于退出本系统。
系统管理工具
常用数据库:用于设置各著录表单中字段的可选下拉框。
日志管理:用于记录用户在什么时间进行了什么操作,便于数据丢失的查找。
附件信息更新:用于对附件的存放位置的更新(一般有飞狐灵通的工作人员操作就可以)
数据升级:用于将飞狐灵通综合档案管理系统(中铁建)版一期数据库升级到本系统。
统计分析:用于对统计的新增修改与删除
目录树
目录树显示了系统的整体架构。
本系统的特点之一:目录树中任何子目录都有右键快捷菜单命令,目录树的右键菜单命令与“目录管理”菜单功能相一致。
在本系统中,单机版目录树的目录有两个:文件管理总目录、档案馆(室)。
文件管理总目录:包括文件管理、案卷管理、档案移交、档案销毁。是所有文件级、案卷级、档案移交、档案销毁数据的源头。除文件管理外,其它目录只在后台数据库中能够查询到,主界面不显示。
档案馆(室):如果需要进行收发文登记,则应打开“文件管理总目录→文件管理→文书文件→收文/发文”目录;如果本系统仅为档案部门使用,则直接打开“档案馆(室)”目录下的相关目录,进行相应的档案管理(包括案卷著录、卷内著录、移交、销毁等等工作)即可。
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